YouCall har reflektionstid på schemat

Skrivet den 29 april 2019

På våning tre i Borgen vid Furunäset Företagsby finns YouCall, ett expansivt företag som vågar testa nya metoder och nu får uppmärksamhet för sin innovativa modell för verksamhetsutveckling.

YouCall jobbar med telefonbaserade samhällsnyttiga tjänster med bemanning dygnet runt. De hanterar bland annat det nationella informationsnumret 113 13, support för e-tjänsterna till 1177 Vårdguiden samt felanmälningar och joursamtal. Dessutom sköter de Piteå kommuns växel och bemannar receptionen i Stadshuset. Med stora lokalytor står de alltid redo inför alla möjliga scenarier. Exempelvis vid större katastrofer kan man med mycket kort varsel behöva kalla in extra resurser för att bemanna informationsnumret.
– Vi är inget traditionellt callcenter utan mer ett avancerat samhällsnyttigt kontaktcenter säger platschef Dan Westring som förklarar att deras kundsegment även ställer mycket höga krav på sekretess och säkerhet.

Platschef Dan Westring.

Ett växande företag
Starten till YouCall var Piteå Larm & Teletjänst, en mindre aktör inom drift och felanmälan som startade 1987. År 1996 byttes namnet till YouCall och företaget ägs sedan dess av SOS Alarm till 70 procent, tillsammans med Piteå Näringsfastigheter som äger resterande del.
Företaget har idag en grundbemanning på 70 personer, med en jämn fördelning av män och kvinnor i alla åldrar. Bara det senaste året har personalstyrkan utökats med 20-25 personer.
– De stora skogsbränderna förra sommaren och ett annat stort uppdrag i höstas krävde stora resurser. En stor del av den personal som anställdes då har blivit kvar, säger Dan Westring.

Reflektionstid för hela personalen
Med personalen i fokus satsar YouCall dels på fysiska hjälpmedel i form av allt från ergonomiska möbler till pilatesbollar och deskbikes. I sin friskvårdssatsning har de en bokad tid med instruktör på Step In varje vecka för den som vill.
Ett mer annorlunda grepp är individuell schemalagd reflektionstid. Modellen innebär att varje medarbetare vid några tillfällen varje vecka släpper sina ordinarie arbetsuppgifter för att fundera över sin arbetssituation och komma med förslag till förbättringar i verksamheten.
– Det började som en test med den administrativa personalen för två år sedan och är nu implementerat på hela personalen, säger Dan Westring som förklarar att personalen i dagsläget reflekterar 2,5 timmar per vecka, med målet att uppnå 4 timmar under 2019.

YouCall-modellen innebär att personalen schemalägga för att reflektera över sitt arbete och verksamheten på betald arbetstid.

Satsar på innovation
Ett reflektionstillfälle kan i praktiken se ut på lite olika sätt. Du kan till exempel välja att ta en promenad, cykla, gå till gymmet, använda massagestolen eller sitta i det så kallade ”Tysta rummet”. Alla reflektioner antecknas och samlas in.
– Det är viktigt att personalen får återkoppling och ser att det händer saker. Genom att ta tillvara på den kollektiva intelligensen och personalens kunskaper skapas fantastiska möjligheter att hitta nya lösningar som kan göra det bättre för våra kunder, säger Dan Westring som även pekar på andra mervärden.
– Vi ser att våra nyckeltal och resultatet inte har påverkas trots att arbetstiden minskar med tio procent, snarare tvärtom. Vi levererar lika bra eller bättre och har en högre frisknärvaro. Majoriteten av personalen tycker att det här är jättehäftigt.

Den så kallade YouCall-modellen har uppmärksammats av andra och ska nu utvecklas vidare, bland annat i samarbete med forskare från KTH. YouCall har även anställt en konsult som ska jobba med innovation på halvtid året ut. Visionen är att växa och satsa ännu mer på innovation i framtiden.
– Det finns ingen handbok för det här så vi prövar oss fram. Det känns riktigt spännande att få vara med på den här resan.

SE FLER BILDER HÄR:

  • YouCall har sina lokaler på tredje våningen i Borgen vid Furunäset Företagsby.

  • Här jobbar omkring 70 personer.

  • YouCall har bemanning dygnet runt årets alla dagar.

  • Hos YouCall finns flera rum som står redo för att med kort varsel kunna ta in extra personal, som vid de stora skogsbränderna förra sommaren.

  • Här finns flera alternativ till den traditionella kontorsstolen.

  • Personalen reflekterar på olika sätt och alla förslag tas i beaktning.

  • Personalrum.

  • Trivsamma luftiga lokaler.